ТОП интересных вопросов Линии консультаций (24.06.2021)

Безымянный-1_Монтажная область 1.png
Безымянный-2.png

От нашего пользователя поступил вопрос:
Скажите ,пожалуйста, как можно полностью уйти от ручной подписи со стороны директора и сотрудника? Есть ли ограничения что можно подписать ЭЦП, а что обязательно вручную?

WhatsApp Image 2021-05-11 at 12.58.01.jpeg
Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам
Гильфановой Лиры
Добрый день!

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем:

Ответ на 1 и 2 вопрос:

Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которого можно подписывать электронные документы. Такая подпись гарантирует, что документ исходит от конкретного лица, а для ряда электронных подписей - также то, что в него не вносились изменения с того момента, как он был подписан.

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

используют электронную подпись:

юридические лица:

- Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.

- Передают электронные налоговые декларации в ИФНС.

- Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.

- Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.

- Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.

- Подписывают служебные электронные документы внутри организации.

- Регистрируют электронные сделки с недвижимостью.

- Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и др. 

обычные граждане:

- Получить государственные услуги через интернет — например, оформить регистрацию или обращение к муниципальным властям с помощью портала госуслуг.

- Подать электронное заявление на поступление в вуз, записать ребенка в садик или школу.

- Обмениваться документами с удаленным работодателем.

- Зарегистрировать или получить патент или разрешение — например, на строительные работы.

- Подать судебный иск или жалобу в электронном виде.

Обычно физлица делают электронную подпись, чтобы передавать документы госслужбам — например, удаленно подают заявление на регистрацию по месту жительства или отправляют иск или доверенность в суд. Но на самом деле электронная подпись может заменить рукописную в любых случаях.  Ее можно использовать:

- Подписать долговую расписку, если хотите занять денег у человека из другого города.

- Подать иск, ходатайство или жалобу.

- Заверить доверенность, в том числе ту, для которой нужен нотариус.

- Заключить договор: купли-продажи, на оказание услуг или любой другой.

- Подписать любые документы. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием. Оно все построено на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по смс, равнозначен подписанию документа.

- Решить любой вопрос с налоговой службой. ФНС сама оформляет электронную подпись для решения таких вопросов, ей можно подписывать любой документ для налоговой и не ходить в ФНС. Это может быть, например, заявление на налоговый вычет, заявка о предоставлении льгот или жалоба на действия сотрудников ФНС.

- Обезопасить деловую переписку. Взломать почтовый ящик проще, чем подделать ЭП. Если два человека договорились между собой о том, что будут считать достоверными письма, подписанные электронными подписями, им никто не мешает это делать.

Сотрудники

Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( закон №436‑ФЗ от 16.12.19 ) и электронные листки нетрудоспособности ( закон №86‑ФЗ от 01.05.17 ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п.2. ст.160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.

По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью. 

кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат. 

Какая подпись нужна сотруднику

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.

Внутренние документы – приказы, служебки, инструкции, заявления, – можно оформлять с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее компания может выдавать сама через корпоративный удостоверяющий центр. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение на бумаге (п.2, ст.6 63‑ФЗ).

Квалифицированная подпись более надежная. С ней не требуется заключать никаких дополнительных соглашений, сотрудник может использовать ее для ЭДО в кадровых процессах и для подписи внешних документов, например, от партнеров. Дистанционные сотрудники оформляют трудовой договор, приказ о приеме и увольнении и другие документы электронного кадрового документооборота только с КЭП.

Если Вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например, СЗВ‑ТД.

Изменения ЭЦП:

Правила работы с электронной подписью изменились, причем часть поправок уже вступила в силу. Напомним, поправки внесены в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ в 2019 году.

Самые значимые изменения произойдут в июле 2021 года и в январе 2022. Пока беспокоиться не стоит - все ранее выданные ЭП продолжают работать, пока не истечет срок их действия. Затем руководителям компаний предстоит получать ЭП в налоговой инспекции, а сотрудникам – в удостоверяющих центрах, прошедших переаккредитацию по новым правилам (в списке Минцифры такие УЦ можно определить по приказу об аккредитации, датированному после 1 июля 2020 года).

Если УЦ не пройдет переаккредитацию, то с 1 июля 2021 года вы не сможете получить в нем ЭП. При этом подписи, которые такой УЦ выдал до 1 июля, продолжат работать до 1 января 2022 года. 

Таким образом, для тех, у кого уже есть электронная подпись, с 1 июля ничего не изменится — их подписи в любом случае будут действовать до конца года. Разбираться в новых правилах нужно будет, ближе к концу 2021 года или раньше, если срок подписи закончится до этого.

Новые правила для руководителей

С 2022 года гендиректоры организаций и индивидуальные предприниматели должны использовать электронную подпись ФНС. Получить такую подпись можно будет в налоговой инспекции или у доверенных лиц ФНС. Их выберут из числа переаккредитованных УЦ по дополнительным требованиям. 

Для банков и бюджетников правила другие. С 1 января 2022 года руководителям финансовых организаций нужно будет использовать подпись, полученную в Центробанке. Должностным лицам бюджетных организаций — подпись, полученную в Федеральном Казначействе.

Получение подписи в налоговой 

Выпустить подпись в ФНС можно будет уже с 1 июля 2021 года — так налоговая дала руководителям дополнительные полгода для комфортного перехода. 

Как разъяснила ФНС, чтобы получить подпись, руководитель через сайт налоговой записывается на процедуру получения. Ему нужно будет предоставить паспорт, СНИЛС и подтвердить личность.

Подпись будут выдавать бесплатно. Однако руководителю нужно будет принести с собой носитель (похож на usb-флешку), на который налоговая запишет подпись. Носитель должен соответствовать определенным требованиям, получить его можно в УЦ, например, в Контуре, или напрямую у производителя. А также можно использовать носитель, которые у вас уже есть, если он подходит под требования налоговой. 

Новые правила для сотрудников

С нового года уполномоченные лица организаций должны будут использовать подпись физлица. В ней указаны только ФИО сотрудника и нет информации об организации, которую он представляет. При подписании документов сотрудникам нужно будет подтверждать полномочия — прикладывать электронную доверенность, подписанную ЭП руководителя.

Выдавать такие подписи будут переаккредитованные УЦ, а также доверенные лица налоговой. Поэтому возможна ситуация, что и сотрудник, и руководитель будут обращаться в одну точку — офис доверенного лица. 

Получать подпись физлица сотруднику стоит, когда будут понятны принципы работы электронной доверенности и порталы начнут их принимать. Вероятно, это произойдет ближе к концу 2021 года. А до этого использовать прежнюю подпись. 

До 1 июля 2021 года

Ничего предпринимать не нужно. Если срок действия ЭП закончился, обновите ее в любом УЦ.

Таким образом:

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года

Если срок действия подписи закончился, то получить ее удастся только в УЦ, аккредитованном по новым правилам или УЦ ФНС.

С 1 января 2022 года

- Сотрудник получает подпись физлица в УЦ, аккредитованном по новым правилам.

- Руководитель юрлица или ИП обращается в УЦ ФНС или к ее доверенным лицам, чтобы получить электронную подпись юрлица.

Подборка:

1. Путеводитель. Что нужно знать об электронной подписи (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов


Другие статьи

Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2021, № 19
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2021, № 19
Дата подписания номера- 17.09.2021 г.
16.09.2021 Читать далее
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ В СПС КОНСУЛЬТАНТПЛЮС
Компания "КонсультантПлюс" выпустила дополнительные системы для бюджетных организаций.
13.09.2021 Читать далее