ТОП интересных вопросов Линии консультаций (18.01.2022)

Безымянный-1_Монтажная область 1.png
 Безымянный-2.png

От нашего пользователя поступил вопрос:
Ранее часто практиковались приказы (о приеме, переводах, увольнениях, отпусках сотрудников) списком. т.е одним приказом был оформлен перевод сразу, например, 25 человек. Вопрос: могут ли копии таких приказов храниться в личных делах каждого из этих сотрудников. или для хранения в личном деле тоже нужно делать выписку из приказа, как для предоставления сотруднику по запросу.

 Мазитова-Роза.jpg
Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам
Мазитовой Розы
Добрый день!

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:

1.Независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных. 

Так как организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения, то полагаем, что копии таких приказов могут храниться в личных делах каждого из этих сотрудников, если это установлено работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта. 

2. В случае хранения в личном деле перед снятием копии для выдачи работнику по запросу, обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. Также считаем возможным сделать это посредством предоставления выписки из приказа. 

В дальнейшем в целях избежания возможных претензий со стороны контролирующих органов и учитывая приведенную в обосновании судебную практику по вопросу рисков разглашения персональных данных, все же рекомендуем делать персональными приказы и другие документы в отношении работника.

Обоснование:

1.Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте. В общем случае необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно. 

В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.

Независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных.  

Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и "коллективных" приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:

- прием на работу (форма Т-1а);

- перевод на другую работу (форма Т-5а);

- премирование (форма Т-11а);

- предоставление отпуска (форма Т-6а);

- увольнение (форма Т-8а);

- направление в командировку (форма Т-9а).

И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что "коллективные" приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников. 

Однако сегодня использование "коллективных" форм рискованно. 

Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих. 

Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компании <1>

А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда - это персональные данные <2>. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работника <3>

Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует "объявить" приказ работнику <4>. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления. 

Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы. 

Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход. 

Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно

Дудоладов Игорь Иванович, заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

- Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами <5>. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работу <4>.

Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.

Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период <6>.

А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премии <7>, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы N Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников. 

--------------------------------

<1> статьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ).

<2> Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681.

<3> ст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона N 152-ФЗ.

<4> ст. 68 ТК РФ.

<5> ст. 135 ТК РФ.

<6> ст. 136 ТК РФ.

<7> ст. 191 ТК РФ. 

2.Выдача копий документов, связанных с работой 

Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбе <8>. Так, если у вас попросят копию "коллективного" приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.

Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия "персональные данные" к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:

- штатное расписание <9>;

- ведомости по зарплате <10>;

- табели учета рабочего времени, графики несения службы <11>;

- материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личности <12>

Справка

За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штраф <13>:

- для компании - от 15 000 до 75 000 руб.;

- для директора (ИП) - от 10 000 до 20 000 руб. 

Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времени <14>, копии акта о непредставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка <15>. 

Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установлен <16>.

--------------------------------

<8> ст. 62 ТК РФ.

<9> Определение Приморского крайсуда от 29.06.2015 N 33-5343.

<10> Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 N 33-21498/2017.

<11> Апелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 N 33-7240/2015.

<12> Решение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 N 21-364/2016.

<13> ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.

<14> Апелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 N 33-2410/2015.

<15> Апелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 N 33-14382/2016.

<16> п. 9 ст. 3 Закона N 152-ФЗ. 

Выводы: 

На основании вышеизложенного, независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных. 

Так как организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения, то полагаем, что копии таких приказов могут храниться в личных делах каждого из этих сотрудников, если это устанавлено работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта. 

При этом, в случае хранения в личном деле перед снятием копии для выдачи работнику по запросу, обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе, считаем возможным также сделать это посредством предоставления выписки из приказа. 

В дальнейшем в целях избежания возможных претензий со стороны контролирующих органов, все же рекомендуем делать персональными приказы и другие документы в отношении работника.

Обращаем Ваше внимание, что данная позиция является нашим экспертным мнением.

Подборка:   

1.      Статья: Опасности "коллективных" приказов (Мошкович М.Г.) ("Главная книга", 2019, N 5) {КонсультантПлюс}

2.      Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2022) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов



Другие статьи

Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 07
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 07
Дата подписания номера-22.03.2024
22.03.2024 Читать далее
ТОП интересных вопросов Линии консультаций (20.03.2024)
От нашего пользователя поступил вопрос: С частным агентством (исполнителем) заключен договор по предоставлению труда работников (персонала).Согласно п. 3 ст. 18.1. ФЗ №1032-1 от 19 апреля 1991г. "О занятости населения в Российской Федерации", осуществлять деятельность по предоставлению труда работников (персонала) вправе частные агентства занятости - юридические лица, зарегистрированные на территории РФ и прошедшие аккредитацию на право осуществления данного вида деятельности. В процессе выполнения договора у частного агентства аккредитация Рострудом была отозвана. Какие риски могут возникнуть у Заказчика при продолжении получения услуг в рамках договора от такого частного агентства?
20.03.2024 Читать далее