|
|
Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам |
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
1.Независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных.
Так как организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения, то полагаем, что копии таких приказов могут храниться в личных делах каждого из этих сотрудников, если это установлено работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
2. В случае хранения в личном деле перед снятием копии для выдачи работнику по запросу, обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. Также считаем возможным сделать это посредством предоставления выписки из приказа.
В дальнейшем в целях избежания возможных претензий со стороны контролирующих органов и учитывая приведенную в обосновании судебную практику по вопросу рисков разглашения персональных данных, все же рекомендуем делать персональными приказы и другие документы в отношении работника.
Обоснование:
1.Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте. В общем случае необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно.
В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных.
Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и "коллективных" приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:
- прием на работу (форма Т-1а);
- перевод на другую работу (форма Т-5а);
- премирование (форма Т-11а);
- предоставление отпуска (форма Т-6а);
- увольнение (форма Т-8а);
- направление в командировку (форма Т-9а).
И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что "коллективные" приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников.
Однако сегодня использование "коллективных" форм рискованно.
Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.
Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компании <1>.
А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда - это персональные данные <2>. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работника <3>.
Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует "объявить" приказ работнику <4>. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.
Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.
Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход.
Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно
Дудоладов Игорь Иванович, заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд
- Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами <5>. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работу <4>.
Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.
Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период <6>.
А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премии <7>, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы N Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников.
--------------------------------
<1> статьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ).
<2> Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681.
<3> ст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона N 152-ФЗ.
<4> ст. 68 ТК РФ.
<5> ст. 135 ТК РФ.
<6> ст. 136 ТК РФ.
<7> ст. 191 ТК РФ.
2.Выдача копий документов, связанных с работой
Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбе <8>. Так, если у вас попросят копию "коллективного" приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.
Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия "персональные данные" к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:
- штатное расписание <9>;
- ведомости по зарплате <10>;
- табели учета рабочего времени, графики несения службы <11>;
- материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личности <12>.
Справка
За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штраф <13>:
- для компании - от 15 000 до 75 000 руб.;
- для директора (ИП) - от 10 000 до 20 000 руб.
Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времени <14>, копии акта о непредставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка <15>.
Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установлен <16>.
--------------------------------
<8> ст. 62 ТК РФ.
<9> Определение Приморского крайсуда от 29.06.2015 N 33-5343.
<10> Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 N 33-21498/2017.
<11> Апелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 N 33-7240/2015.
<12> Решение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 N 21-364/2016.
<13> ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.
<14> Апелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 N 33-2410/2015.
<15> Апелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 N 33-14382/2016.
<16> п. 9 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.
Выводы:
На основании вышеизложенного, независимо от того, какие формы приказов используются в организации - унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Так как ознакомление каждого из них с содержанием "коллективного" приказа может привести к разглашению персональных данных.
Так как организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения, то полагаем, что копии таких приказов могут храниться в личных делах каждого из этих сотрудников, если это устанавлено работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
При этом, в случае хранения в личном деле перед снятием копии для выдачи работнику по запросу, обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе, считаем возможным также сделать это посредством предоставления выписки из приказа.
В дальнейшем в целях избежания возможных претензий со стороны контролирующих органов, все же рекомендуем делать персональными приказы и другие документы в отношении работника.
Обращаем Ваше внимание, что данная позиция является нашим экспертным мнением.
Подборка: